江西中医学院物资设备采购管理办法（试行）

                      院发【2009】11号

第一章总 则

第一条 为了加强学校物资设备采购管理工作,规范采购行为，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《高等学校材料、低值易耗品管理办法》、《关于加强高等学校物资工作的若干意见》、《江西省省直单位政府采购实施办法》等相关法律、法规，按照《江西中医学院固定资产管理办法》有关要求，特制定本办法。

第二条 本办法所称物资设备是指适用于学校教学、科研、办公仪器设备，教学、办公和学生宿舍家具及各类物资（包括各种材料、低值品、易耗品）等。

第三条 本办法遵循“公开透明、公平竞争、公正诚信”的原则，实行“统一领导、计划采购、规范操作、确保供应”的管理方针，保障和促进学校教学、科研、行政管理事业的全面发展。

第四条学校物资设备采购有下列情形之一，经上级部门和学校领导同意,可以不适用本办法：

（一）涉及国家安全和国家机密的；

（二）因自然灾害或其它不可抗拒因素，需紧急采购的；

（三）师生生命财产遭受危险，需紧急采购的；

（四）特定的某些其它情况。

第二章采购组织与机构

第五条学校成立物资设备采购工作领导小组，领导小组组长由分管资产校领导担任，成员由两办、监审处、计划财务处、工会、资产管理处以及业务主管部门（教务、科研、后勤、学工等）和使用单位负责人（或代表）组成，负责对学校采购工作进行管理和监督，具体职责如下：

（一）负责领导和组织全校物资设备采购工作，贯彻执行国家有关政策和法规，研究制定学校物资采购工作有关规章制度；

（二）负责审核物资采购文件、资料，如学校年度物资设备采购计划、学校年度政府采购计划申报、临时性大宗物资设备采购、学校招标采购有关文件等；

（三）负责研究确定投标和中标单位；

（四）负责调解招投标工作中的纠纷；

（五）对采购过程进行监督管理；

（六）研究确定物资设备采购过程中的其他重要事项。

第六条资产管理处是全校物资设备采购供应职能部门，其职责如下：

（一）在学校物资设备采购工作领导小组的领导下开展工作，熟悉并贯彻执行国家和学校物资设备采购工作的各项政策、法规、制度，严格遵守采购工作程序和纪律；

（二）按学校年度采购计划，拟订采购工作方案，负责办理学校政府采购有关手续，负责起草、编制和拟定学校招标采购有关文件（如招标文件、项目标底，评标的建议标准和方法等）；

（三）负责发布学校招标公告或投标邀请书，组织有关部门做好投标单位报名和有关材料的审查工作，并整理成书面材料；

（四）负责组织招标项目专家技术论证和答疑，以及招标项目采购询价，负责落实对投标报名单位的考察工作；

（五）负责组织有关部门研究拟定投标单位的建议名单；

（六）负责协助监审部门对招标工作的检查、对招标投诉的质询和做好投标材料的收缴工作；

（七）按授权发布中标通知书，负责或参与中标合同签订；

（八）负责组织物资设备采购验收；

（九）负责学校政府采购项目的信息统计及上报工作；

（十）负责组织完成临时性采购任务。

第七条 在物资设备采购工作中，如实行招标采购，还应按规定成立评标工作组、考察组、专家论证委员会、监督组等临时性组织机构。

（一）评标工作组一般由物资设备采购工作领导小组成员担任，必要时还要请经济、技术专家参加。评标工作组独立履行下列职责：

   1.审查投标文件是否符合招标文件要求，并作出评价；

   2.要求投标供应商对投标文件有关事项作出解释或者澄清；

   3.提供书面评标报告，并推荐合格的中标候选单位，或者按照事先确定的办法直接确定中标候选单位；

4.向有关部门报告非法干预评标工作的行为。

（二）考察组成员由物资设备采购工作领导小组确定，其主要职责是根据需要对投标人的资格、资质、资信、履约能力及售后服务等方面进行全面考察。

（三）大型贵重精密仪器设备采购专家论证委员会，由学校聘请校内各学科专家组成，特殊情况下，应聘请校外专家。校内专家可参照《江西省省级政府采购评审专家管理暂行办法》产生。其职责是按以下要求对大型贵重精密仪器设备的采购申请进行论证，并提交论证报告：

1.购置的理由。包括必要性及工作量，本校及申请购置单位同类设备现有台数及使用率等；

   2.选型的论证。所购仪器设备的先进性和适用性，包括适用学科范围，性能价格比以及技术指标的合理性；

3.安装使用的用房及环境和各项辅助、后勤实施条件；

4.仪器设备工作人员的配备情况及技术力量；

   5.辅助配套的主机、零配件、附件及经费(包括运行费、软件资料费、更新费、培训费、维修费等)可靠来源和落实情况；

6.“专管共用”、“协作共用”或联网使用的实施方案；

7.效益预测及风险分析；

第八条未达到招标金额限额范围的采购，由资产管理处组织办公室、物资供应科、资产管理科等部门负责人成立询价谈判组（必要时应请物资设备申报单位负责人参加，3万元以上的采购项目必须邀请校监审员参加），负责询价、议价、谈判工作。

第九条物资设备采购工作领导小组、评标组、考察组、专家论证组、询价谈判组议事规则：

（一）以满足设计和使用要求为前提，依据审定的计划资金额度控制标的质量等级，力求节约；

（二）同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务；

（三）在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下，可以价格不封底。在质量、价格、服务同样的情况下，优先考虑有信誉的老客户；

（四）各小组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上，按照 “少数服从多数”的原则形成小组决议，小组决议以会签完成认定有效。

第三章采购计划与审定

第十条采购计划实行归口编制。各使用单位、使用部门根据学校的发展和自身的工作任务，依据“急需和必需”的原则，结合学校财力可能，在完成相应论证的基础上，按经费渠道编制采购计划报资产管理处汇总。

（一）教学物资设备购置计划先由各教学院（部、实验室）根据教学工作任务编制采购清单，经院（部）行政主要负责人签署意见后报教务处审核、汇总编制。

（二）科研物资设备购置计划由各科研项目组根据工作需要编制采购计划，报科研处审核、汇总编制。

（三）各类新建建筑物内部配套设施设备（如电视、课桌椅、床、柜等家具与设备）由资产管理处负责编制。

（四）湾里校区本专科学生宿舍，湾里校区研究生宿舍，湾里校区留学生宿舍，阳明校区本科、专科和研究生宿舍，湾里校区教学楼内家具与设备计划分别由学生工作处、研究生部、国际教育学院、阳明校区管委会办公室和后勤服务总公司负责编制。

第十一条各单位、各部门每年5月和11月分别申报采购计划，每年11月申报下一年度的采购计划，5月份申报当年度的部分采购项目调整计划，采购计划原则上不得调整。

第十二条凡纳入江西省省本级政府采购目录的物资设备采购计划，由资产管理处报校计划财务处，制订学校年度政府采购项目与预算，经学校物资设备采购工作领导小组和校长办公会审查，报送教育厅和财政厅审批。根据省财政厅审批下达的经费额度，资产管理处和计划财务处共同对年度物资设备采购计划进行调整，报经学校党政联席会议审定同意，下达《江西中医学院年度政府采购项目计划书》,并报省财政厅备案；未纳入政府采购项目的，由资产管理处按照轻重缓急的程度拟定学校年度采购计划，经计划财务处审核确定采购预算后，报学校物资设备采购工作领导小组审查。

第十三条因工作需要的紧急、临时性采购，若使用部门自筹经费或专项经费时，由本部门负责人审核，报业务主管部门审批，数额较大时，还应报分管校领导审批；若要求学校另行下拨经费，购置申请部门（申请人）应报业务主管部门或归口管理部门，按照“先调剂，再共享，后添置”的原则审核，并按以下审批权限履行经费审批手续。特殊情况下，如救灾、抢险、紧急抢修、挽救师生生命财产、维护校园安全等，可口头汇报请示，经批准后立即购买，事后补办相关手续：

（一）2万元（含）以下，部门分管校领导审批（每人年审批总额不超5万元） ；

（二）50万元（含）以下，校长审批；

（三）500万元（含）以下，校长办公会审批；

（四）500万元以上的，校党委会审批。

第十四条 行政日常办公消耗品实行部门经费总包干。包干经费内由各部门自行到学校指定的定点供应单位采购。超出包干经费的，有关部门应提出书面申请，按第十三条规定办理审批手续，资产管理处根据领导批示实行采购；办公设备家具由资产管理处按照学校有关规定统一配发，超出规定与标准的，由部门提出申请，按第十三条规定办理审批手续，资产管理处负责采购落实。

第四章采购方式与条件

第十五条物资设备采购分省政府集中采购、学校自行采购两类方式。

第十六条 政府集中采购是指采购项目或金额在政府采购目录范围以内的并达到政府采购限额标准的物资设备，均必须按照《江西省省直单位政府采购实施办法》进行采购。校资产管理处负责办理有关手续和组织联系工作。

第十七条未纳入政府集中采购范围或纳入政府集中采购范围但经批准允许学校自行采购的，可按以下限额标准分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价谈判、委托采购认质认价、商务关系存续、单一来源采购、零散采购等八种工作方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标、竞价性谈判为招标采购；询价谈判、委托采购认质认价、商务关系存续、单一来源采购、零散采购为非招标采购。

（一）公开招标。公开招标指按照国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标单位的采购工作方式。

采购金额要不低于10万元（含）。

（二）邀请招标。邀请招标指按照采购小组议定的资质条件，以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标，并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标单位的采购工作方式。邀请招标应符合下列情形之一：

1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

3.采购金额要求不低于10万元（含）。

（三）竞争性谈判。竞争性谈判方式采购指由物资设备采购工作领导小组按照议定的资质条件，在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上，直接邀请三家以上供应商投标报价，采购工作领导小组通过综合评议，竞价谈判，按照“质量保证，服务可靠，价格最低”原则确定供应商的采购工作方式。采用竞争性谈判应符合下列情形之一：

　　1.公开招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

　　2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

4.不能事先计算出价格总额的；　　

5.因出现不可预见情况而急需采购，无法按招标方式得到的；

6.采购金额要求在10万元（含）以上。

（四）商务关系存续。对于预计累计年内续供货款额达5万元以上采购项目，经资产管理处考察认为有必要保持与质量、价格、服务状况良好供应商的商务关系，继续由原供应商提供某种或某类物资设备时，可考虑存续商务关系。

（五）单一来源采购。符合下列条件之一的，经物资设备采购工作领导小组批准，可以采用单一来源采购方式：

1.只能从特定供应商处采购，或者供应商拥有专有权，且无其它合适替代标的；

2.原采购的后续维修零配件供应更换或补充，必须向原供应商采购的；

3.在原招标目的范围内，补充合同的价格不超过原合同50%的工程，必须与原供应商签约的；

4.预先申明需对原有采购进行后续补充的；

5.采购单位有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购，才能满足需求的；

（六）委托采购认质认价，是指依据采购计划委托施工单位实施采购活动的采购工作方式。

（七）询价谈判。询价谈判采购指由询价谈判组根据市场情况“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定”供应商的采购方式。仅限于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小，采购金额在10万元以下5千元（含）以上的采购项目。

（八）零散采购。一次性采购金额在5千元以下，不能或不便于集中采购的，可以通过零散采购。

第十八条定点采购，是指按政府采购规定，从省政府采购指定的供应商中选择确定供应商。目前，采购项目仅限于办公用品、电脑耗材和车辆燃油等。

第五章采购执行要求

第十九条在各项政府采购、学校招标采购（包括公开招标，邀请招标，竞争性谈判）工作中，学校有关部门必须严格执行国家有关规定，认真履行职责，严格操作程序，事后应认真填写《招标采购活动备案表》。

第二十条定点采购。每年11月份，学校物资设备采购工作领导小组专门组织办公用品定点采购招标工作，确定定点供货单位及主要货物的品牌、规格和单价，并委托资产管理处与中标供货单位签订定点采购协议。

第二十一条  10万元以上的单一来源采购，必须经领导小组审批；10万元以下的，由资产管理处询价谈判组通过谈判确定，事后应填写《物资设备单一来源采购备案表》。

第二十二条商务关系存续延时期限最长不得超过两年。超过存续期限，应按规定程序重新考察遴选。

第二十三条采取委托采购认质认价方式时，资产管理处应出具“认质认价通知单”，并以审定的《物资设备采购认质认价审定表》作为结算的依据。在“认质认价通知单”中，资产管理处应对物资设备的质量必须有明确的认定要求，认价要有考察或合同依据，并在入库前进行验收。《物资设备采购认质认价审定表》会签完成并由资产管理处签章后有效。资产管理处应注意随时掌握市场行情，随行就市，及时调整认定价格。在价格平稳的市场背景下，可以参照校内物资设备采购档案库中近一年期间采购的同种商品的较低采购价作为认价依据。认价依据的有效时限一般不得超过一年半，超过有效时限应进行重新考察选定。

第二十四条在询价谈判中，资产管理处询价谈判组必须分别向三家以上供贷商进行询价，并要求对方在规定的时间内，按我校对商品的规格型号和商务要求，采用密封形式报价（只允许一次），询价谈判组再根据各家询价结果，根据价格低者获得供货权的原则，确定最终供货商。凡承担询价工作人员，必须做好询价过程的保密工作，不允许有任何串通舞弊的行为，事后应填写《询价谈判采购活动备案表》。

第二十五条在零散采购中，采购人员不得少于2人。参与采购人员事先要对市场进行一般性的调查后，填写市场询价表，报资产管理处领导审批，再确定供货商。为避免购买到假冒伪劣商品，一般要求到商品的专卖店或信誉好的商家购买。

第二十六条 学校资产管理处应结合本部门职能特点，建立常用物资设备“采购资源信息库”。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外，还应从可供商品和已供商品两方面反映各供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下，采购资源信息库中同种类商品至少应当保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理。

第六章采购合同管理

第二十七条除零散采购形式外，其它采购均应订立书面购销合同。订立合同应遵循《中华人民共和国合同法》，其条款一般包括标的、数量和质量、价款、付款方式、履行期限、送货地点、双方权利及义务、违约责任、保修条款（含保修金额）等，内容必须完整、明确。

第二十八条金额在100万元以上的合同由校长签订；金额在50万元以上100万元以下的合同由校长授权主管资产的副校长签订；金额在50万元以下的合同由校长授权资产管理处负责人签订。

第二十九条   50万元以上的物资设备采购合同必须经校法律顾问、监审处、计划财务处、资产管理处、校办等部门会稿后签定（合同中有关技术性等方面的要求由各业务管理部门或申购单位负责审定）。

第三十条   5万元以上购销合同必须明确要求供货单位按货款总额的10%预留质量保证金，否则视为无效合同。

第三十一条购销合同原件一式六份，学校计划财务处、监审处、资产管理办公室、资产管理处物资供应科各保留一份，供应商保留两份。资产管理处办公室每年将购销合同原件整理编号后，交校办档案室归档。

第三十二条资产管理处物资供应科是物资设备采购合同的执行跟踪、催促交货和接收货物责任部门。合同生效后，资产管理处物资供应科应督促供货单位严格履行合同，保证采购项目按要求完成。

第七章采购验收、付款和文件管理

第三十三条验收标准。通过招标实施的采购，以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺为验收标准；未招标，以签订购销合同约定为验收标准；没有签订购销合同的采购，以产品技术资料或行业规定为验收标准。

第三十四条验收人员的组成。

（一）通过招标的采购项目，若固定资产批量价格在50万元以上或单台设备在10万元以上，验收小组由招标领导小组成员、使用部门负责人组成；若固定资产批量价格在50万元以下或单台设备在10万元以下，验收小组由资产管理处、监审处、使用部门负责人组成。

（二）未通过招标10万元以下5000元以上的采购项目，由资产管理处、监审处组织资产管理处办公室、物资供应科、资产管理科和使用部门负责人成立验收小组；5000元以下，由资产管理处办公室、物资供应科和使用部门负责人组成验收小组。

（三）技术性强、科技含量高的工程、仪器设备验收必须要有专家参加。

第三十五条验收合格后，应填写验收报告，参与验收人员必须签署意见。验收报告一式四份，监审处、校档案室各一份，资产管理处二份，一份报帐，一份存档。属固定资产管理范畴的，验收合格后由资产管理处资产管理科办理固定资产报增手续，开具固定资产报增单。不属固定资产管理范畴的，必须办理入库手续，开具入库单。

第三十六条物资设备使用和保管人员在接收物资设备后，应认真阅读有关使用说明书，确保正确使用，并密切注意设备的使用情况，在质保期内若发现有质量问题，应立即通知资产管理处，及时查明原因，以便向供货单位或运输部门提出办理退、换、赔、补等手续。

第三十七条对于需要安装、施工的设备，资产管理处应在竣工运转正常后组织总体验收。验收工作一般不超过到货或安装合格后的１０天。

第三十八条验收完全合格的，按照合同约定支付货款；验收发现有问题，根据具体情况由验收小组研究制定处理办法。问题短期可以解决的，应推迟付款，根据问题解决的情况再决定如何付款；验收问题严重、与合同约定明显不符的，不予付款，物资设备退回，由此产生的所有费用由供货方负责；给学院造成经济损失的，依法进行索赔。对验收不合格的物资设备，验收小组成员有权拒绝在验收报告上签字。

　　第三十九条合同中规定的质量保证金，应在货到验收合格后一年付清。

第四十条资产管理处凭采购立项申请书、中标通知书（政府采购）、购销合同、验收报告、固定资产报增单或教学用品入库单、原始发票等凭证报帐。

第四十一条实行定点或协议采购的，采购单位应向供应商索取经省政府采购中心盖章确认的合法货物税务发票。

第四十二条物资设备采购活动的采购文件由资产管理处负责整理、立卷、归档。采购文件包括采购计划（采购立项申请书）、采购项目论证报告、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、投诉处理决定及其它相关资料。采购文件的保存期限至少十五年。

第八章 采购监督

第四十三条物资设备集中采购工作应接受学校计划财务处、监察审计处和全校师生员工的监督。任何单位和个人有权对学校物资设备集中采购中的违纪违法行为进行举报。

第四十四条监审处参与大宗物质设备的招投标及谈判（3万元以上采购项目）工作，负责对采购工作的执法监察，负责对采购的招投标过程及标底价格组成的真实性、合理性、合法性实行监督，发现问题及时纠正，严肃查处违纪人员。

第四十五条计划财务处负责对采购资金的使用进行审核监督与管理，对不符合规定要求的应提出拒付。

第九章 责任追究

第四十六条对有下列行为之一的，按照有关规定，追究直接责任人和有关领导失职渎职的党纪、政纪和经济责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）不按规定进行招标，不经集体讨论，擅自指定或暗示供货单位者；

（二）擅自变更标的、采购方式和采购标准，或与供货商串通，开标前泄露标底，或高估冒算，有意多付货款者；

（三）贪污、私分、占用、挪用、挥霍、浪费采购资金者；

（四）在采购中接受贿赂或者获取不正当利益者；

（五）无正当理由在规定的时间内不与中标单位签订供销合同或在规定时间内有意拖延办理相关手续者；

（六）能集中大批量采购，却分散成小批量化整为零，规避招标和审计者；

（七）不履行或不正确履行职责，致使购进货物以次充好、质次价高或购入假冒伪劣产品者；

（八）遗失大型、贵重仪器设备技术资料者；

（九）违反本办法规定的其他行为者。

第四十七条供应商有下列情形之一的采购无效，由资产管理处责令其改正或给予警告，并按合同及有关规定处以罚款；给学校造成损害的，供应商应承担赔偿责任。情节严重的，还将取消其我校供应商资格。

1.提供虚假材料，骗取学校采购供应商资格的；

2.提供虚假投标材料的；

3.采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

4.与学校采购部门及工作人员违规串通的；

5.开标前与招标人员进行协商谈判的；

6.中标后,无正当理由不与学校采购部门签订采购合同的；

7.向学校采购部门行贿或者提供其他不正当利益的；

8.其他违反国家法律法规的情形。

第四十八条学校各部门要相互配合，任何单位和个人不得无故拖延、妨碍采购以及采购的执行工作。

第十章附则

第四十九条科技学院、高等职业技术学院、后勤服务总公司、医务所等经济独立核算部门参照本办法制定相应规定，并报学校监审处、计划财务处、资产管理处，接受学校监督。

第五十条若国家和上级有关部门有新的规定，按新规定执行。

第五十一条本《办法》自印发之日起实行，资产管理处负责解释。